NEN-4400-1 certificering behaald!

Linda Vonk, Sarah Dols

Bij X-talent streven we naar kwaliteit. Zowel van onze werknemers, processen als de gehele bedrijfsvoering. Deze kwaliteit maakt ons een betrouwbare partij voor onze consultants én onze klanten. Om deze kwaliteit te waarborgen investeren we onder andere in de kennis en vaardigheden van werknemers. Ook het behalen van verschillende certificering helpen ons bij het waarborgen van deze kwaliteit. Eén van de certificeringen is de NEN-4400-1 certificering. Wij zijn dan ook trots om wederom te mogen mededelen dat wij dit jaar aan de eisen van deze certificering voldoen. Met onze NEN-4400-1 certificering voldoen wij aan de eisen die de Stichting Normering Arbeid (SNA) stelt aan personeel- en loonadministratie. Maar wat houden deze eisen in en waarom is dit keurmerk voor ons van belang? Wij vroegen het Linda Vonk, die zich binnen X-talent op constante basis bezig houdt met compliancy en het behouden van onze certificeringen.

Wat is de NEN-4400-1 certificering?

“De NEN-4400-1 certificering is dé nationale norm voor een kwalitatieve personeel- en loonadministratie voor bedrijven binnen de uitzend- en detacheringsbranche. Bedrijven die voldoen aan deze NEN-4400-1 norm, ontvangen ook het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid, ofwel het SNA-keurmerk.

De stichting Normering Arbeid heeft het SNA-keurmerk opgezet voor de uitzendbranche en aannemers van werk met als doel risico’s voor inleners van arbeid en opdrachtgevers van werk te beperken.

Uitzenden betreft niet alleen arbeidscontracten met een daadwerkelijk uitzendbeding, maar ook detacheren is voor de wet (vooralsnog) gelijk aan uitzenden. Omdat wij als detacheerder werk ter beschikking stellen aan kandidaten, behoren ook wij tot de reikwijdte van het SNA-keurmerk. Bedrijven die onder deze reikwijdte vallen hebben te maken met een geheel eigen, en vaak gecompliceerde, regelgeving. Onze ABU aansluiting vereist ook dat wij deze certificering behalen en behouden.

Ondernemingen die in het bezit zijn van het SNA-keurmerk worden periodiek gecontroleerd op vrijwel álle verplichtingen uit arbeid die zij dragen, waaronder de aangifte en afdracht van premies en belastingen en het uitvoeren van identiteitscontroles.”

Waarop wordt nog meer gecontroleerd bij een NEN-4400-1 certificering?

“Om te bepalen of een onderneming voldoet aan de eisen die worden gesteld aan de certificering, wordt er een controle uitgevoerd op de volgende onderdelen:

  • Identificatie;
  • Personeelsadministratie;
  • Loonadministratie;
  • Financiële administratie;
  • Sector specifieke eisen waar de uitlener en inlener mee te maken hebben.

Daarbij inbegrepen worden ondernemingen ook gecontroleerd op het administreren en bewaren van vereiste documenten en op compliancy met betrekking tot wet- en regelgeving. Je moet dan bijvoorbeeld denken aan de Wet arbeidsmarkt in balans, Wet aanpak Schijnconstructies, Wet allocatie arbeidskrachten en Wet minimumloon en minimum vakantiebijslag.”

Wat betekent dit in de praktijk?

“Dit betekent dat, in ons geval, 1 keer per jaar een auditeur een volledige dag bij ons op kantoor de controle komt uitvoeren. De volledige administratie wordt hierbij doorgelicht op de verschillende onderdelen. Er zijn vaste documenten die moeten worden aangeleverd en op basis van steekproeven worden daarnaast aanvullende checks gedaan. Na afloop van de inspectie volgt een eindgesprek en wordt binnen een aantal weken een inspectierapport opgemaakt. Hieruit kunnen major of minor afwijkingen volgen, die binnen een bepaalde termijn moeten worden opgelost. Heb je een minimum aan afwijkingen, dan kun je als onderneming in aanmerking komen voor inspectie verlagende voorwaarden. X-talent heeft hieraan voldaan en hoeft daarom slechts 1 keer per jaar geaudit te worden, in plaats van de normale één keer per 6 maanden.”

Wat is het belang van het SNA-keurmerk voor (klanten van) X-talent?

“Als detacheerder werken wij samen met verschillende klanten, die werkzaam zijn in verschillende branches. Zo werken wij samen met verschillende opleidingsinstituten en overheidsorganisaties.

Onderdeel van de specifieke wet- en regelgeving waarmee wij te maken hebben, zijn onder andere de keten- en de inlenersaansprakelijkheid. Op het moment dat werknemers worden ingeleend en het toezicht bij de inlener of opdrachtgever ligt, is de inlenersaansprakelijkheid van toepassing. Blijft het gezag of toezicht bij de uitlener liggen, dan is de ketenaansprakelijkheid van toepassing.

Afhankelijk van de situatie waaronder wordt ingeleend, kan de opdrachtgever door de Belastingdienst aansprakelijk worden gesteld voor het afdragen van loonheffingen en zelfs omzetbelasting, wanneer de uitlener dit verzuimd. Door middel van het SNA-keurmerk worden deze risico’s voor de inlener of opdrachtgever beperkt.

Voor X-talent is het belangrijk dat wij onze klanten zekerheid kunnen bieden dat zij geen risico lopen op het gebied van naheffingen en boetes, omdat wij niet aan onze verplichtingen zouden voldoen en onze administratie niet op orde hebben. Door middel van onze NEN-4400-1 certificering, en daarmee SNA-keurmerk, zijn wij in staat klanten deze zekerheid te bieden. Met behulp van onze certificering kunnen wij onze positie als trusted advisor vasthouden en onze werkzaamheden juist uitvoeren, waardoor wij onze klanten zo goed mogelijk kunnen ondersteunen.”

Meer uitleg over het SNA-keurmerk vind je in deze folder van de Stichting Normering Arbeid.

« Terug naar overzicht

Meer informatie?
Wij bellen je graag terug.