Soepele migratie met Avepoint Fly

Wanneer een bedrijf wordt overgenomen door een andere organisatie, is dat niet simpelweg met het zetten van een handtekening afgerond. Er komt stiekem nog best veel bij kijken. Niet alleen binnen bedrijfsvoering vinden veranderingen plaats, ook voor de ICT-omgeving betekent een overname of fusering dat er veranderingen moeten plaatsvinden. Zo moet iedereen een eigen bedrijfsaccount krijgen en de bestaande ICT-omgevingen samen worden gebracht. Onze consultants weten als geen ander wat de impact is voor de ICT-omgeving en ondersteunen bij de migratie.

Waarom moet er een migratie plaats vinden?

In deze case maakten beide organisaties al gebruik van een Azure / Microsoft 365 omgeving met een eigen Exchange (Online), OneDrive en Teams sites. Er waren dus twee bestaande tenants die naast elkaar en los van elkaar fungeerden. Maar bij een overname betekent dit dat er ook twee omgevingen zijn die beheerd moeten worden. Dat zorgt ervoor dat het beheer gecompliceerder is dan nodig zou zijn.

Om het beheer overzichtelijk, efficiënt en laag in de kosten te houden, is ervoor gekozen om de tenant van het overgenomen bedrijf te migreren naar de tenant van het moederbedrijf. Zo’n migratie bestaat uit een aantal fases die hieronder worden toegelicht.

Fase 1: kennisopbouw

Voordat het migratieproject van start kon gaan, moest worden bepaald welke migratietool het beste gebruikt kon worden en welke stappen er genomen moesten worden om het beoogde resultaat te behalen. En dat betekent maar een ding: onderzoek!

Als eerste zijn de uitgangspunten van de migratie op een rijtje gezet. Wat zijn de bestaande beleidsinstellingen en functionaliteiten bijvoorbeeld? En hoe moeten deze worden gemigreerd naar de bestemming? Voor dit migratieproject zijn de volgende uitgangspunten vastgesteld:

  • De reeds bestaande beleidsinstellingen en functionaliteiten van de te migreren tenant moeten zoveel mogelijk worden overgenomen en samengevoegd met de bestaande (doel)omgeving;
  • Alle gebruikers en shared mailboxen van de te migreren omgeving moeten worden gemigreerd;
  • Alle SharePoint en OneDrive sites moeten worden gemigreerd, inclusief alle bijbehorende (meta)data;
  • Alle gedeelde Teams moeten worden gemigreerd.

Fase 2: inventarisatie

Uiteindelijk is er gekozen om de migratie uit te voeren met Avepoint Fly. De migratietool van Avepoint gaat uit van een migratie in drie stappen: analyseren, migreren en monitoren.

Analyseren

Voordat de migratie plaatsvindt, helpt Fly bij het inventariseren van de SharePoint, OneDrive, Teams en Exchange omgeving. Dit geeft inzicht in de bestaande architectuur, de grootte van de data, de workflows, activiteitniveaus en aanpassingen. Voor een bredere analyse, kunnen deze gegevens zelfs geëxporteerd worden als CSV-bestand.
Vanuit deze analyses, stel je met Fly gemakkelijk een plan voor de volgorde van de migratiestappen op. Tevens biedt Avepoint de mogelijkheid om in te zien waar groepen, templates en web-onderdelen updates nodig hebben.

Migreren

Voor het migreren van mail, bestanden en samenwerkingstools (zoals SharePoint of MS Teams) gebruikt Avepoint Fly het ‘drag and drop’ principe. Daarbij zorgen ingebouwde Microsoft best-practices voor een high speed delivery. Naast mailboxen linken middels het ‘drag and drop’ principe, kunnen er in Avepoint ook userlijsten worden aangeboden middels een CSV.

Fly zorgt ervoor dat enkel wordt gemigreerd wat er nodig is. De migratie policies filteren de properties en metadata en kan er zo voor kiezen om objecten mee laten migreren of juist niet. Op deze manier wordt er enkel meegenomen wat er nodig is en de rest blijft achter.

Het maken van een planning maakt werken een stuk sneller en efficiënter, zo ook bij het uitvoeren van een migratie. Fly maakt het opzetten van een geautomatiseerd schema of real-time werken een stuk gemakkelijker. Met het versiebeheer van Fly is het daarbij makkelijk terug te gaan om eerder gemaakte fouten op te lossen.

Monitoren

Met behulp van Avepoint Fly houd je gemakkelijk de voortgang van de migratie bij. Dit kan zowel via het ingebouwde dashboard als via een SQL-verbinding. Deze monitoringtools helpen bij het opstellen van verschillende rapporten door middel van Power BI templates.

Met behulp van deze rapporten ontstaat er inzicht in migratietrends over middelen en bestemmingen.

Waarom alles zelf doen als je het ook voor je kan laten doen? Door middel van Fly Assist worden de laatste stappen binnen de Outlook configuratie op de automatische piloot uitgevoerd. Ook kan ervoor worden gekozen om automatisch stappenplannen voor de laatste configuratiestappen op te sturen aan de eindgebruikers, zodat zij de configuratie zelf kunnen afronden.

Fase 3: testen, testen en nog eens testen!

Tijdens een migratie is het natuurlijk erg belangrijk dat alle instellingen juist zijn en dat de tool zijn werk goed doet. Om erachter te komen of alles juist is afgesteld en de migratie succesvol wordt, wordt er daarom eerst een testmigratie uitgevoerd. Hiervoor wordt een kleinschalige testomgeving gebruikt. Deze test zorgt er niet alleen voor dat alle instellingen kloppen, maar het zorgt er ook voor dat je beter bekend raakt met de migratietool zodat er tijdens de daadwerkelijke migratie snel en efficiënt gewerkt kan worden.

Fase 4: productiemigratie

Na het testen is het tijd voor het echte werk! Voor een migratie met Avepoint Fly wordt er eerst een connectie gemaakt tussen de bronomgeving en de doelomgeving. Door middel van deze connectie kunnen elementen gemakkelijk omgezet worden van de ene omgeving naar de andere.

In het voortraject is deze connectie al gemaakt, want vanuit deze connectie is het migratieplan opgesteld. Daarnaast is er al bepaald welke policies er allemaal nodig zijn in de nieuwe omgeving. Tijdens de migratie worden de accounts van de bronomgeving en de doelomgeving gekoppeld.

Het koppelen van deze accounts kan zowel via een CSV-bestand als in het dashboard van Avepoint Fly. Hiermee wordt eigenlijk aangegeven aan wat het oude account is en wat het nieuwe account is waarin dit moet veranderen. Daarnaast weet Fly hierdoor of het gaat om een user mailbox of een shared mailbox. Ook de nodige policies moeten worden gekoppeld aan de accounts.

Gelukkig hoef je met gebruik van Avepoint Fly niet alles zelf handmatig te doen. De tool heeft namelijk genoeg opties om een migratie voor een deel te automatiseren. Zo kan de tool zelf ervoor zorgen dat contacten, regels en permissions automatisch kunnen worden gemigreerd met de accounts. Dat scheelt bakken met werk!

Daarnaast kun je in Fly een schema aanmaken waardoor migraties automatisch worden uitgevoerd. Hierdoor kan een migratie automatisch buiten werktijden worden gedraaid en ervaren werknemers geen hinder van de migratie.

Uitdagingen

Het gebruik van Avepoint Fly zorgt er dus voor dat een migratie zo efficiënt mogelijk kan verlopen, maar natuurlijk komen er wel altijd uitdagingen om de hoek kijken bij een grootschalige migratie. Zo ook bij deze.

  • De domeinnamen konden tijdens de migratie niet een-op-een worden overgezet omdat deze al aanwezig waren binnen de bestaande tenant. Dat betekent dat de accounts als user@x-talent.nl niet konden worden overgezet naar user@x-talent.nl in de doelomgeving. Hiervoor moest dus eerst een nieuw domein worden aangemaakt. Deze vertaalslag moest door middel van de tooling worden gemaakt. Dit zorgde ervoor dat tijdens het migratieweekend de SMTP adressen nog gewijzigd moesten worden.
  • De bronomgeving bestond uit een grote SharePoint document library. Er moesten wel meer dan 500.000 files worden gemigreerd. De grootte van de library zorgde ervoor dat de migratie een tijdrovende taak werd.

Fase 5: uitfasering

Wanneer de migratie erop zit en alle documenten, data, accounts en dergelijken zijn overgezet naar de nieuwe doelomgeving, zit er nog maar één ding op: het uitfaseren van de oude bronomgeving.

De bronomgeving wordt rustig afgebroken en uiteindelijk verwijderd.

Wat er dan achterblijft? Een geheel nieuw en geïntegreerde IT-omgeving inclusief alle accounts en bijbehorende (meta)data. Door deze migratie blijft het beheer efficiënt en laag in de kosten. Daarnaast zorg je zo voor een complete tenant van alle documenten en accounts waardoor iedereen ook efficiënt samen kan werken.

Benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen helpen met een migratie? Wij helpen graag, je kan met ons contact opnemen via info@x-talent.nl. Of droom jij om aan een dergelijk project te werken? Bekijk hier onze vacatures.

« Terug naar overzicht

Meer informatie?
Wij bellen je graag terug.